Những năm gần đây tổ chức sự kiện đã trở thành một trong những công cụ chính của marketing, đó là hoạt động nhân ra mắt sản phẩm hoặc một chiến dịch, một chương trình khuyến mại, việc tổ chức được những sự kiện có ý nghĩa sẽ xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp và tạo dấu ấn sâu sắc với khách hàng.

Quản lý việc tổ chức một event bao gồm quá trình hoạch định và kiểm soát về chi phí (cost), công việc (content) và rủi ro (risk) đi kèm với những ràng buộc về luật pháp (legal), văn hoá đạo đức (ethical) và những thay đổi không thể lường trước được ở bên trong cũng như bên ngoài doanh nghiệp.

to-chuc-su-kien

 

Tổ chức sự kiện là một trong những công cụ marketing quan trọng hiện nay.

 

Quy trình tổ chức event:
• Hình thành chủ đề cho tổ chức event: Chủ đề này sẽ bị ràng buộc và chi phối bởi nhiều vấn đề vĩ mô như luật (regulation), khu vực tổ chức (site choice), văn hoá riêng của khách hàng (client culture), nguồn lực (resource); và vấn đề vi mô như địa điểm tổ chức (venue), cách thức phục vụ (catering), hình thức giải trí (entertainment, artist, speaker), cách trang trí (decoration), âm thanh ánh sáng (sound and light), các kỹ xảo hiệu ứng đặc biệt (audiovisual, special effects).

     • Viết chương trình (proposal): là cách tạo sản phẩm Event trên giấy tờ. Chương trình này sẽ được gởi đến khách hàng với bảng báo giá và chờ phản hồi từ phía khách hàng. Thông thường, đối với một công ty tổ chức event, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo được sự khác biệt giữa các công ty với nhau. Nhưng một ý tưởng hay cũng chưa đảm bảo thành công của event bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức.

• Thực hiện kế hoạch có kèm kiểm soát: lúc này mọi người sẽ thực hiện công việc đặt ngoài (outsourcing) theo kế hoạch và có sự giám sát của các trưởng bộ phận.

• Tổ chức event và theo dõi sự kiện: các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công. Những lúc có phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại để cùng giải quyết tại chỗ.

• Kết thúc sự kiện, chuyển đồ đạc về kho (removal): dọn dẹp nơi tổ chức (cleaning), sửa lại những vật dụng đã sử dụng (repair), thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp (contract acquittal), bảo quản kho (storage)…

• Họp rút kinh nghiệm: Sau khi tổ chức event kết thúc, mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi nhận lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc sự kiện để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau.

 

Ngành tổ chức sự kiện đòi hỏi các công ty phải thực sự tâm huyết và không ngừng sáng tạo với công việc mình đang làm. Với một quy trình tổ chức gần như giống nhau nhưng việc sắp xếp nhân lực và chi phí hợp lý sẽ đảm bảo mức độ thành công và hiệu quả của sự kiện.

Bảng báo giá quy trình tổ chức event – tổ chức sự kiện

Hãy để MMS đồng hành cùng bạn!